Die Planung und Durchführung (Arbeitspaket 1) ikonzentriert sich auf die Überwachung des Projekts von Anfang bis Ende. Dazu gehören die Sicherstellung einer effektiven Kommunikation zwischen den Partnern zur Einhaltung von Fristen, die Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit dem Projekt, die Förderung und Verbreitung von Informationen über das Programm sowie die Verfolgung und Hervorhebung der Ergebnisse und Erfolge des Programms.
Es wurde ein Projektüberwachungsausschuss eingerichtet, dem die Kontaktpersonen angehören. Die Überwachung der Projektaktivitäten wird während der gesamten Projektdauer fortgesetzt. Während des Transnationalen Projekttreffens 1 folgen die Partner dem Vorschlag zur endgültigen Festlegung der Bewertungskriterien, die in jedem TPM überprüft werden müssen.
Das wichtigste Instrument zur Überwachung des Projektfortschritts ist das OREO-Gantt-Diagramm. Die Partner tauschen während der TPMs Status-Updates zu den zugewiesenen Aufgaben aus. Dies gibt der Partnerschaft die Möglichkeit, Informationen auszutauschen und festzustellen, ob jemand zusätzliche Hilfe benötigt, um die Fristen einzuhalten. Die Treffen ermöglichen es den Aktivitätsleitern auch, die Partner zu ermutigen und daran zu erinnern, dass sie voneinander abhängig sind und ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen müssen, damit die Aktivität auch innerhalb der Fristen abgeschlossen werden kann, und zwar in einem gemeinschaftlichen und sich gegenseitig unterstützenden Kontext. Siglo22 hat einen Online-Terminplaner eingerichtet, so dass jeder ein paar Tage vor wichtigen Terminen eine automatische E-Mail-Erinnerung erhält. Die Aktivitätsleiter sorgen für eine offene Kommunikation, vor allem mit denjenigen, die ihre Aufgabe als Voraussetzung für die Aufgabe der anderen Partner erledigen müssen. Der Ansatz ist „wir sitzen alle im selben Boot“. Falls erforderlich, meldet sich der Koordinator gelegentlich bei jedem Partner, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind.
Qualitätsmanagement
Der Qualitätsmanagementplan ist das Instrument für die Überwachung der Qualität der Projektaktivitäten und umfasst:
- ZIELE: Projektziele; Quality Matters (QM)-Ziele; Übereinstimmung mit der Anwendung; Europäische Prioritäten; Auswirkungen
- PROJEKTVERWALTUNG: Management-Prozesse; Kommunikation; Berichterstattung; Erreichung
- AKTIVITÄTEN: Partnertreffen; Projektveranstaltungen; Verbreitung von Informationen
- ERGEBNISSE: Innovation; Zugänglichkeit; Zielgruppen; Überprüfung durch Interessengruppen.
Die Ergebnisse der Projektaktivitäten werden überwacht, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, kontinuierlich verbessert wird und die Zuweisung von Mitteln rechtfertigt, einschließlich:
- Pilottests.
- Die Häufigkeit der Messungen der Indikatoren (Indikatoren, die häufig gemessen werden, und Indikatoren, die an wichtigen Meilensteinen gemessen werden).
Die Rolle der Universitäten, die die direkten Zielgruppen vertreten, spielt eine entscheidende Rolle in diesen Prozessen.
Rückmeldung
Feedback und Daten werden gemäß GDPR gesammelt
- Selbst- und Teamreflexion nach jeder Projektaktivität durch Diskussionen, Fragebögen oder Partnerberichte;
- Feedback-Formular für Stakeholder mit Zeitangabe in der Aktivitätsagenda;
- Reflektierende Tagebücher, die von den Teammitgliedern geführt werden;
- Aufzeichnung der Erfahrungen der Teilnehmer durch Fokusgruppendiskussionen, Interviews und Geschichtenerzählen;
- Bewertung der neuen Fähigkeiten oder Kenntnisse anhand von Fragebögen oder Quizfragen vor und nach der Aktivität;
- Grundlegende Ergebnisse der Projektzielgruppen.
