Ο σχεδιασμός και η υλοποίηση (πακέτο εργασίας 1) επικεντρώνεται στην παρακολούθηση του έργου από την αρχή έως το τέλος. Αυτό περιλαμβάνει τη διασφάλιση της αποτελεσματικής επικοινωνίας μεταξύ των εταίρων για την τήρηση των προθεσμιών, τη διοργάνωση συναντήσεων και εκδηλώσεων που σχετίζονται με το έργο, την προώθηση και τη διάδοση πληροφοριών σχετικά με το έργο, καθώς και την παρακολούθηση και την ανάδειξη των αποτελεσμάτων και των επιτευγμάτων του έργου.
Έχει συσταθεί Επιτροπή Παρακολούθησης του Έργου αποτελούμενη από τα Πρόσωπα Επαφής. Η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων του έργου συνεχίζεται καθ' όλη τη διάρκεια του έργου. Κατά τη διάρκεια της πρώτης Διακρατικής Συνάντησης του Έργου οι εταίροι ακολουθούν την πρόταση για την οριστικοποίηση των κριτηρίων αξιολόγησης, με την επιφύλαξη της αναθεώρησης σε κάθε Διακρατική Συνάντηση του Έργου.
Το κύριο εργαλείο για την παρακολούθηση της προόδου του έργου είναι το Διάγραμμα Gantt OREO. Οι εταίροι μοιράζονται ενημερώσεις σχετικά με τις ανατεθειμένες εργασίες κατά τη διάρκεια των TPMs (Διακρατικών Συναντήσεων Έργου). Αυτό δίνει στη σύμπραξη τη δυνατότητα να ανταλλάσσει πληροφορίες και να εντοπίζει εάν κάποιος χρειάζεται επιπλέον βοήθεια για την τήρηση των προθεσμιών. Οι συναντήσεις επιτρέπουν επίσης στους υπεύθυνους δραστηριοτήτων να παρέχουν ενθάρρυνση/υπενθυμίσεις ότι οι εταίροι είναι αλληλεξαρτώμενοι και πρέπει να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους εγκαίρως, ώστε η δραστηριότητα να ολοκληρώνεται μέσα στα χρονικά όρια, σε ένα συνεργατικό και αμοιβαία υποστηρικτικό πλαίσιο. Η Siglo22 δημιούργησε έναν online προγραμματιστή, ώστε όλοι να λαμβάνουν αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις μέσω email λίγες ημέρες πριν από σημαντικές προθεσμίες. Οι επικεφαλής δραστηριοτήτων διατηρούν ανοιχτές γραμμές επικοινωνίας, ειδικά με εκείνους που πρέπει να ολοκληρώσουν το έργο τους, που είναι προαπαιτούμενο για την εργασία άλλων εταίρων. Η προσέγγιση είναι «είμαστε όλοι μαζί σε αυτό». Εάν είναι απαραίτητο, ο συντονιστής θα επικοινωνεί περιστασιακά με κάθε εταίρο, για να διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται σε καλό δρόμο.
Διαχείριση Ποιότητας
Το Σχέδιο Διαχείρισης Ποιότητας αποτελεί το εργαλείο για την παρακολούθηση της ποιότητας των δραστηριοτήτων του έργου και περιλαμβάνει:
- ΣΤΟΧΟΙ: Στόχοι του Έργου · Στόχοι Διαχείρισης Ποιότητας (QM) · Συμμόρφωση με την αίτηση · Ευρωπαϊκές Προτεραιότητες · Αντίκτυπος
- ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ: Διαδικασίες Διαχείρισης · Αναφορές Επικοινωνίας · Επιτεύγματα
- ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ: Συναντήσεις Εταίρων · Εκδηλώσεις Έργου · Διάδοση
- ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ: Καινοτομία · Προσβασιμότητα · Ομάδες-στόχοι · Ανασκόπηση από ενδιαφερόμενους φορείς
Τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων του έργου παρακολουθούνται, ώστε να διασφαλιστεί ότι το έργο παραμένει στη σωστή πορεία, βελτιώνεται σε συνεχή βάση και αιτιολογεί την κατανομή των πόρων, συμπεριλαμβανομένων:
- Των πιλοτικών δοκιμών
- Της συχνότητας της μέτρησης των δεικτών (υπάρχουν δείκτες που παρακολουθούνται τακτικά και δείκτες που μετρώνται σε κύρια ορόσημα).
του ρόλου των Πανεπιστημίων, που εκπροσωπούν τις βασικές ομάδες-στόχους του έργου και συμβάλλουν καθοριστικά σε όλες αυτές τις διαδικασίες.
Ανατροφοδότηση
Η ανατροφοδότηση και τα δεδομένα συλλέγονται σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ).
- Ατομική και ομαδική ανασκόπηση μετά από κάθε δραστηριότητα του έργου από συζητήσεις, ερωτηματολόγια ή αναφορές των εταίρων.
- Φόρμα ανατροφοδότησης για τους ενδιαφερόμενους φορείς, με χρόνο που προβλέπεται στην Ατζέντα Δραστηριοτήτων.
- Ημερολόγια αναστοχασμού που τηρούνται από τα μέλη της ομάδας.
- Καταγραφή εμπειριών των συμμετεχόντων μέσα από ομαδικές συζητήσεις (focus groups), συνεντεύξεις και αφήγηση ιστοριών
- Αξιολόγηση νέων δεξιοτήτων ή γνώσεων μέσω ερωτηματολογίων ή κουίζ πριν και μετά τη δραστηριότητα.
- Αρχικά αποτελέσματα των ομάδων-στόχων του έργου.
