Diseño y ejecución (paquete de trabajo 1) se centra en supervisar el proyecto de principio a fin. Esto incluye garantizar una comunicación eficaz entre las organizaciones socias para cumplir los plazos, organizar reuniones y eventos relacionados con el proyecto, promover y difundir información sobre el programa, así como hacer un seguimiento y destacar los resultados y logros del programa.
Se ha creado un Comité de Seguimiento del Proyecto formado por las Personas de Contacto. El seguimiento de las actividades del proyecto es continuo a lo largo de todo el proyecto. Durante la primera Reunión Transnacional del Proyecto, las organizaciones socias siguen la propuesta para finalizar los criterios de evaluación, sujetos a revisión en cada TPM.
La principal herramienta para supervisar el progreso del proyecto es el diagrama de Gantt de OREO. Durante los TPM, las organizaciones socias intercambian información sobre el estado de las tareas asignadas. Esto da a las asociaciones la oportunidad de compartir información e identificar si alguien necesita ayuda adicional para cumplir los plazos. Las reuniones también permiten a los y las responsables de la actividad animar y recordar a las personas asociadas que son interdependientes y que deben completar sus tareas a tiempo para que la actividad también se complete dentro de los plazos, , en un contexto de colaboración y apoyo mutuo. Siglo22 creó un planificador en línea para que todo el mundo reciba recordatorios automáticos por correo electrónico unos días antes de las fechas límite más importantes. Los responsables de las actividades mantienen abiertas las líneas de comunicación, especialmente con aquellos que necesitan completar su tarea como requisito previo a la tarea de otras entidades colaboradoras. El enfoque es «estamos todos juntos en esto». Si es necesario, las personas encargadas de la coordinación se pondrán de vez en cuando en contacto con cada uno de las organizaciones para asegurarse de que todo el mundo va por el buen camino.
Gestión de la calidad
El Plan de Gestión de la Calidad es la herramienta para el seguimiento de la calidad de las actividades del proyecto e incluye:
- OBJETIVOS: Objetivos del proyecto; Objetivos de calidad (QM); Cumplimiento de la aplicación; Prioridades europeas; Impacto
- GESTIÓN DEL PROYECTO: Procesos de gestión; Informes de comunicación; Logros
- ACTIVIDADES: Reuniones de las organizaciones socias; Eventos del proyecto; Difusión
- RESULTADOS: Innovación; Accesibilidad; Grupos destinatarios; Revisión de las partes interesadas.
Los logros de las actividades del proyecto se supervisan para garantizar que el proyecto se mantiene en el buen camino, se mejora de forma continua y justifica la asignación de fondos, incluyendo:
- Pruebas piloto.
- La frecuencia de las mediciones de los indicadores (indicadores que se medirán con frecuencia e indicadores que se medirán en los principales hitos).
El papel de las Universidades que representan a los grupos destinatarios directos tienen un papel crítico en estos procesos.
Feedback
El feedback y los datos se recogen siguiendo la GDPR
- Reflexión propia y del equipo después de cada actividad del proyecto mediante debate, cuestionarios o informes de las organizaciones asociadas;
- Formulario de feedback para las partes interesadas con tiempo asignado en la agenda de actividades;
- Diarios de reflexión llevados por los miembros del equipo;
- Registro de las experiencias de cada participante a través de grupos de discusión, entrevistas y narración de historias;
- Evaluación de las nuevas habilidades o conocimientos mediante encuestas o cuestionarios previos y posteriores;
- Resultados de referencia de los grupos destinatarios del proyecto
