Disain ja rakendamine (tööpakett 1) keskendub projekti jälgimisele algusest lõpuni. See hõlmab tõhusa suhtluse tagamist partnerite vahel, tähtaegade järgimiseks kohtumiste ja sündmuste korraldamist, teabe levitamist ning tulemuste ja saavutuste jälgimist. Loodud on Projekti Jälgimiskomisjon, kus on kontaktisikud. Projektitegevuste jälgimine on pidev kogu projekti vältel. Transnatsionaalse Projekti Koosolekul 1 järgivad partnerid ettepanekut hindamiskriteeriumite finaliseerimiseks, mis võivad iga TPM (transnatsionaalne projekti koosolek) jaoks erineda.

Tegevusi jälgiv komisjon on moodustatud ning sellele kuuluvad kontaktisikud. Projekti tegevuste jälgimine jätkub kogu projekti vältel. Transnatsionaalse projekti kohtumise 1 jooksul arutavad partnerid ettepanekut hindamiskriteeriumite lõplikuks määramiseks, mida igal TPM-il tuleb uuesti üle vaadata. 

Peamine tööriist projekti edenemise jälgimiseks on OREO Gantti diagramm. Partnerid jagavad ülevaateid määratud ülesannete kohta TPM-de jooksul. See annab partnerlusele võimaluse jagada teavet ning tuvastada, kas keegi vajab lisatuge tähtaegade täitmiseks. Koosolekud võimaldavad ka tegevusjuhtidel anda julgustust ning meeldetuletusi, et partnerid on üksteisest sõltuvad ning peavad oma ülesandeid õigeaegselt täitma, et tegevus lõppeks tähtaegadest kinni pidades, koostöö- ja vastastikusel toe põhjal. Siglo22 koostas veebipõhise ajakava, mis saadab kõigile automaatsed e-posti meeldetuletused mõni päev enne olulisi tähtaegu. Tegevusjuhid hoiavad avatud suhtluskanaleid, eriti nende partneritega, kes peavad oma ülesande täitma eeltingimusena teiste ülesannete jaoks. Lähenemisviis on "me kõik oleme selles koos". Vajadusel kontrollib koordinaator aeg-ajalt iga partneriga, et kõik on õigel teel.

Kvaliteedijuhtimine

Kvaliteedijuhtimisplaan on tööriist projekti tegevuste kvaliteedi jälgimiseks ning hõlmab:

  • Eesmärgid: Projekti eesmärgid; Kvaliteediküsimused (QM); Nõuetele vastavus; Euroopa prioriteedid; Mõju
  • Projekti juhtimine: Juhtimisprotsessid; Suhtlus- ja aruandlus; Saavutused
  • Tegevused: Partnerite kohtumised; Projekti sündmused; Levitus
  • Tulemused: Innovatsioon; Ligipääsetavus; Sihtrühmad; Sidusrühmade ülevaade

Projekti tegevuste saavutusi jälgitakse, et tagada projekti õigeaegne elluviimine, pidev parendamine ning rahaliste vahendite õiguspärane kasutamine, sh:

  • Pilootkatsetused
  • Näitajate mõõtmise sagedus (nt sagedamini mõõdetavad ning suurte verstapostidega mõõdetavad näitajad)

Ülikoolide roll, mis esindavad otseseid sihtrühmi, on nende protsesside puhul kriitiline.

Tagasiside

Tagasiside ja andmed kogutakse vastavalt GDPR-i nõuetele:

  • Enese- ja meeskonna mõtisklused pärast iga projekti tegevust arutelude, küsimustike või partneriaruannete kaudu
  • Tagasisidevorm sidusrühmadele ning selleks ettenähtud aeg tegevusgraafikus
  • Meeskonnaliikmete kirjutatud refleksioonipäevikud
  • Osalejate kogemuste salvestamine fookusgruppide arutelude, intervjuude ning lugude kaudu
  • Uute oskuste või teadmiste hindamine enne ja pärast ning testküsimustega või viktoriinidega
  • Projekti sihtrühmade põhianalüüs